Ohjelmistoauditoinnit: miten ne toimivat ja miten suojautua?
Ohjelmistoauditoinnit ovat toimittajille todistettu liiketoimintamalli ja asiakkaille kallis yllätys. Miten auditointi toimii, ketkä toimittajat sitä tekevät ja miten suojautua?
- 1. maaliskuuta 2025
- 5 min
Ohjelmistoauditointi on monille organisaatioille odottamaton ja kallis yllätys. Toimittajat lähettävät kirjeen, vaativat pääsyä ohjelmiston käyttöön ja lopputulos johtaa usein lisälaskutuksiin kymmenistä tuhansista jopa miljooniin euroihin. Miten tämä tarkalleen toimii ja miten voit suojautua?
Kuinka ohjelmistoauditointi toimii?
Lähes jokaisessa yritys-, eli enterprise-ohjelmistosopimuksessa on auditointiehto. Se antaa toimittajalle oikeuden tietyn ilmoitusajan jälkeen tarkistaa, käytätkö ohjelmistoa lisenssisopimuksen mukaisesti. Käytännössä auditointi tapahtuu kolmessa vaiheessa:
Ilmoitus: Toimittaja tai ulkoinen auditointiyritys (usein KPMG, Deloitte tai erikoistunut toimisto) lähettää virallisen ilmoituksen auditoinnista
Inventaario: Sinua pyydetään toimittamaan tietoja ohjelmistoasennuksista, käyttäjistä, palvelimista ja käyttöönottoympäristöistä
Lopputulos: Auditoija vertaa todellista käyttöä hankittuihin lisensseihin. Poikkeamat johtavat lisäveloituksiin
Miksi auditointeja tehdään yhä useammin?
Ohjelmistoauditoinnit ovat toimittajille todistettu tapa ansaita. Suurilta asiakkailta auditoinnilla saadaan lähes aina jotakin, lisenssimallit ovat monimutkaisia, säännöt muuttuvat säännöllisesti ja useimmilla organisaatioilla ei ole ajantasaista lisenssikatsausta.
Tekijöitä, jotka lisäävät auditoinnin riskiä: sopimuksen uusimisen lähestyminen, organisaation kasvu tai fuusio, toimittajan omistajanvaihdos (esim. VMware Broadcomin omistukseen) tai toimittajan uudet tuoteversiot, joissa on muutettu lisenssiehtoja.
Kuinka suojautua?
Paras suoja on hyvä valmistautuminen:
Pidä ajantasainen lisenssiyhteenveto. Tiedä, mitä olet hankkinut, mitä on asennettu ja kuinka monta aktiivista käyttäjää on
Lue auditointiehto. Kuinka paljon ilmoitusaikaa toimittajan tulee antaa? Kuinka kauan auditointi saa kestää? Kuka maksaa kulut?
Älä reagoi heti. Auditointitiedon saatuaan sinulla on aina aikaa vastata. Hanki riippumattoman tahon apua ennen kuin jaat tietoja
Neuvottele lopputulos. Vaikka poikkeamia löytyisi, lisäveloitukset ovat neuvoteltavissa. Toimittajaa kiinnostaa suhteen säilyttäminen
Usein kysytyt kysymykset
Useimmin tähän aiheeseen liittyvät kysymykset.
Mikä on ohjelmistoauditointi?
Ohjelmistoauditointi on ohjelmistotoimittajan tai ulkoisen auditoijan suorittama virallinen tarkastus, jolla varmistetaan, käyttääkö organisaatio ohjelmistoaan lisenssisopimuksen mukaisesti. Auditointioikeudet sisältyvät lähes kaikkiin enterprise-ohjelmistosopimuksiin vakiona.
Ketkä toimittajat tekevät auditointeja?
Lähes kaikki suuret ohjelmistotoimittajat, kuten Microsoft, Oracle, SAP, IBM, Adobe ja Autodesk, tekevät säännöllisesti auditointeja asiakkailleen. Toisen ja kolmannen tason toimittajat tekevät sen harvemmin, mutta oikeus auditointiin on aina sopimuksellisesti turvattu.
Mitkä ovat negatiivisen auditoinnin seuraukset?
Lisäveloitukset ja sakot, toisinaan jopa kaksin- tai kolminkertaiset normaalihinnoitteluun verrattuna. Lisäksi toimittaja voi vaatia, että ostat välittömästi lisälisenssejä heidän ehdoillaan ilman neuvottelumahdollisuutta.
Valmiina säästämään ohjelmistoissa?
SoftVaro neuvottelee puolestasi parhaat tarjoukset yli 4 000 toimittajalta. Riippumattomasti, läpinäkyvästi, 24 tunnin sisällä.