Audyt oprogramowania: jak działają i jak się przed nimi chronić?
Audyt oprogramowania to sprawdzony model biznesowy dla dostawców i kosztujące zaskoczenie dla klientów. Jak działa audyt, którzy dostawcy go przeprowadzają i jak się przed nim chronić?
- 1 marca 2025
- 5 min
Audyt oprogramowania jest dla wielu organizacji niespodziewanym i kosztownym zaskoczeniem. Dostawcy wysyłają pismo, żądają wglądu w użytkowanie oprogramowania, a wynik często prowadzi do dopłat sięgających od kilkudziesięciu tysięcy do milionów euro. Jak to dokładnie działa i jak się przed tym chronić?
Jak działa audyt oprogramowania?
Praktycznie każdy kontrakt na oprogramowanie klasy enterprise zawiera klauzulę audytową. Daje ona dostawcy prawo do przeprowadzenia kontroli, z pewnym wyprzedzeniem, czy korzystanie z oprogramowania odbywa się zgodnie z umową licencyjną. W praktyce audyt przebiega w trzech krokach:
Powiadomienie: Dostawca lub zewnętrzna firma audytorska (często KPMG, Deloitte lub wyspecjalizowana firma) wysyła formalne zawiadomienie o audycie
Inwentaryzacja: Proszeni jesteście o dostarczenie danych dotyczących instalacji oprogramowania, użytkowników, serwerów i środowisk wdrożeniowych
Wynik: Auditor porównuje faktyczne wykorzystanie z zakupionymi licencjami. Rozbieżności prowadzą do dopłat
Dlaczego audyty przeprowadzane są coraz częściej?
Audyt oprogramowania to sprawdzony model biznesowy dla dostawców. W przypadku dużych klientów audyt niemal zawsze przynosi korzyści, modele licencjonowania są skomplikowane, zasady często się zmieniają, a większość organizacji nie prowadzi aktualnego przeglądu licencji.
Czynniki zwiększające prawdopodobieństwo audytu: zbliżające się odnowienie kontraktu, rozwój lub fuzja organizacji, przejęcie dostawcy (np. VMware przez Broadcom) lub wprowadzenie przez dostawcę nowych wersji produktów z zmienionymi warunkami licencyjnymi.
Jak się chronić?
Najlepszą ochroną jest przygotowanie:
Prowadź aktualny przegląd licencji. Wiedz, co zostało zakupione, co jest zainstalowane i ilu jest aktywnych użytkowników
Przeczytaj klauzulę audytową. Ile wyprzedzenia musi dostawca zachować? Jak długo może trwać audyt? Kto ponosi koszty?
Nie reaguj od razu. Po otrzymaniu zawiadomienia o audycie zawsze masz czas na reakcję. Skorzystaj z pomocy niezależnej strony zanim udostępnisz dane
Negocjuj wynik. Nawet jeśli wystąpi rozbieżność, dopłaty są do negocjacji. Dostawca ma interes w utrzymaniu relacji
Najczęściej zadawane pytania
Najczęściej zadawane pytania na ten temat.
Czym jest audyt oprogramowania?
Audyt oprogramowania to formalna kontrola przeprowadzana przez dostawcę oprogramowania lub zewnętrznego audytora, mająca na celu weryfikację, czy organizacja korzysta z oprogramowania zgodnie z umową licencyjną. Prawa do audytu są standardowo zawarte w niemal wszystkich kontraktach na oprogramowanie klasy enterprise.
Którzy dostawcy przeprowadzają audyty?
Praktycznie wszyscy duzi dostawcy oprogramowania, tacy jak Microsoft, Oracle, SAP, IBM, Adobe, Autodesk, regularnie przeprowadzają audyty u klientów. Dostawcy z niższych tierów 2 i 3 robią to rzadziej, jednak prawo do audytu jest zawsze zastrzeżone w umowie.
Jakie są skutki negatywnego audytu?
Dopłaty oraz kary, czasem sięgające dwukrotności lub trzykrotności normalnej ceny licencji. Ponadto dostawca może zażądać natychmiastowego zakupu dodatkowych licencji na ich warunkach, bez miejsca na negocjacje.
Gotowy, aby zaoszczędzić na oprogramowaniu?
SoftVaro negocjuje dla Ciebie najlepszą ofertę u ponad 4 000 dostawców. Niezależnie, przejrzyście, w ciągu 24 godzin.