Vertragsmanagement & Renewals – Kontrolle über jedes Vertragsdatum
Das Problem: automatische Verlängerungen, die niemand überprüft
Softwareverträge verlängern sich stillschweigend. Der Preis steigt jedes Jahr leicht, Bedingungen ändern sich, Lizenzen ehemaliger Mitarbeiter laufen weiter – und irgendwann ist der Vertrag für ein weiteres Jahr verlängert, bevor jemand es bemerkt hat.
Bei Unternehmensorganisationen mit dutzenden Softwareverträgen ist das eher die Regel als die Ausnahme. Das kostet monatlich Geld und schafft Compliance-Risiken, die erst bei einer Prüfung sichtbar werden.
Unsere Vorgehensweise: eine Übersicht, proaktive Meldungen
Vertragsmanagement bei SoftVaro ist kein Tool und kein Dashboard. Es ist ein fester Ansprechpartner, der dein Vertragsportfolio überwacht, Verlängerungstermine im Blick behält und rechtzeitig Alarm schlägt – lange vor dem Stichtag, an dem du noch Verhandlungsraum hast.
Was ist im Vertragsmanagement enthalten?
Was das SoftVaro Vertragsmanagement umfasst – praktisch und ohne Overhead.
Vertragsübersicht
Zentrale Übersicht all deiner Softwareverträge: Laufzeiten, Preise, Lizenzanzahlen und kritische Daten. Immer aktuell.
Proaktive Meldung
Wir geben dir rechtzeitig vor jeder Verlängerungsfrist Bescheid – nicht zwei Wochen vorher, sondern drei bis sechs Monate.
Tracking der Preisentwicklung
Jährliche Preiserhöhungen im Blick. Wir erkennen Muster, die dir bei einzelnen Verträgen entgehen.
Lizenznutzung
Wir überwachen, ob du tatsächlich für das bezahlst, was du nutzt. Unbenutzte Lizenzen = direkte Einsparungen.
Verhandlungsführung bei Verlängerungen
Jede Verlängerung ist ein Verhandlungszeitpunkt. Wir bereiten vor und führen die Verhandlung, wenn du möchtest.
Fester Ansprechpartner
Ein Kontakt für all deine Softwareverträge. Kein Tool, das du selbst pflegen musst.
So sieht ein Renewal-Zyklus aus
Frühzeitige Prüfung
Die Verlängerung rückt näher. Wir prüfen den Vertrag, analysieren die Lizenznutzung und sondieren den Markt. Du erhältst eine klare Empfehlung.
Strategiewahl
Strategie festlegen: Verlängern zu besseren Konditionen, auf eine Alternative umsteigen oder reduzieren? Die Entscheidung liegt bei dir, wir liefern die Grundlage.
Verhandlung
Wo nötig starten wir die Verhandlung mit dem Anbieter. Basierend auf Marktdaten und interner Analyse erzielen wir die besten Bedingungen.
Abschluss
Vertrag unterschrieben, Konditionen dokumentiert, Portfolio aktualisiert. Du setzt die Unterschrift, wir sorgen für die korrekte Abwicklung.
Monitoring-Phase
Neuer Zyklus beginnt. Wir überwachen weiterhin Nutzung, Preisentwicklung und Vertragsklauseln. Auf zur nächsten Verlängerung.
Warum das wichtig ist
der Verlängerungen in Unternehmen erfolgt stillschweigend
durchschnittliche jährliche Preiserhöhung ohne Überprüfung
Verhandlungsspielraum bei frühzeitigem Start
Häufig gestellte Fragen
Muss ich ein Tool anschaffen?
Nein. Wir arbeiten mit einem eigenen kleinen System, in dem wir dein Portfolio pflegen. Du erhältst einen klaren Bericht, ohne selbst Daten eingeben oder ein Tool implementieren zu müssen.
Wie viel Zeit kostet es uns?
Der Start erfordert eine Kick-off-Session von etwa 2 Stunden, in der wir gemeinsam deine bestehenden Verträge durchgehen. Danach beschränkt sich dein Zeitaufwand auf Entscheidungen bei Verlängerungen – durchschnittlich 1–2 Stunden pro Vertrag und Jahr.
Welche Verträge verwaltet ihr?
Alle Softwareverträge, die du kontrollieren möchtest. Das kann von 5 kritischen Verträgen bis hin zu deinem gesamten Portfolio reichen. Klein anfangen und erweitern ist jederzeit möglich.
Was kostet das laufende Vertragsmanagement?
Wir bieten drei Modelle an: eine feste monatliche Gebühr für laufendes Management, eine Erfolgsprovision bei Einsparungen durch Verlängerung oder eine Kombination daraus. Welches Modell passt, bestimmen wir anhand deines Portfolios.
Kann ich mit einem Vertrag starten?
Absolut. Viele Organisationen beauftragen uns erst für einen speziellen Vertrag, der viel kostet oder bald endet. Wenn das passt, erweitern wir den Umfang.
Renewal in Sicht? Oder einfach Kontrolle wünschen?
Schick uns eine Übersicht deiner wichtigsten Verträge oder den, der bald endet. Innerhalb von 24 Stunden zeigen wir dir, was wir leisten können.