Gestion des contrats & renouvellements — maitrise de chaque date contractuelle
Le problème : les renouvellements automatiques que personne ne vérifie
Les contrats logiciels se renouvellent silencieusement. Le prix augmente un peu chaque année, les conditions changent, les licences pour d’anciens collègues restent valides — et à un moment donné, le contrat est renouvelé d’un an sans que personne ne le remarque.
Dans les entreprises avec des dizaines de contrats logiciels, ce n’est pas une exception mais une règle. Cela coûte de l’argent chaque mois et entraîne des risques de conformité qui ne deviennent visibles qu’en cas d’audit.
Notre approche : une vue d’ensemble, une notification proactive
La gestion des contrats chez SoftVaro n’est pas un outil ni un tableau de bord. C’est un interlocuteur dédié qui surveille votre portefeuille de contrats, suit les dates de renouvellement et vous alerte bien avant la date limite où vous avez encore une marge de négociation.
Que comprend la gestion des contrats ?
Ce que comprend la gestion des contrats SoftVaro — pratique et sans surcharge.
Vue d’ensemble des contrats
Un aperçu centralisé de tous vos contrats logiciels : durées, prix, nombre de licences et dates clés. Toujours à jour.
Signalement proactif
Nous vous alertons bien avant chaque date limite de renouvellement — pas deux semaines à l’avance, mais entre trois et six mois avant.
Suivi des évolutions tarifaires
Cartographie des augmentations de prix annuelles. Nous détectons des tendances que vous pourriez manquer avec des contrats isolés.
Utilisation des licences
Nous surveillons si vous utilisez réellement ce pour quoi vous payez. Licences non utilisées = économies immédiates.
Négociation de renouvellement
Chaque renouvellement est un moment de négociation. Nous préparons et menons la démarche, si vous le souhaitez.
Interlocuteur dédié
Un contact unique pour tous vos contrats logiciels. Pas d’outil à gérer soi-même.
Voici à quoi ressemble un cycle de renouvellement
Revue anticipée
Le renouvellement approche. Nous passons en revue le contrat, examinons l’utilisation des licences et sondons le marché. Vous recevez une recommandation concrète.
Choix stratégique
Définition de la stratégie : renouveler à de meilleures conditions, migrer vers une alternative ou réduire ? Le choix vous appartient, avec notre argumentation.
Négociation
Si nécessaire, nous entamons la négociation avec l’éditeur. Sur la base des données de marché et de l’analyse interne, nous obtenons les meilleures conditions.
Finalisation
Contrat signé, conditions documentées, portefeuille mis à jour. Vous apposez votre signature, nous assurons la conformité.
Phase de surveillance
Un nouveau cycle commence. Nous continuons à surveiller : usage, évolution des prix, clauses du contrat. En route vers le prochain renouvellement.
Pourquoi c’est important
des renouvellements se font silencieusement en entreprise
augmentation annuelle moyenne sans contrôle
marge de négociation si vous commencez à temps
Questions fréquentes
Dois-je acquérir un outil ?
Non. Nous utilisons un système léger propre où nous tenons à jour votre portefeuille. Vous recevez un rapport clair, sans avoir à saisir de données vous-même ni à déployer un outil.
Combien de temps cela nous prend-il ?
Le démarrage nécessite une séance de lancement d’environ 2 heures où nous passons ensemble vos contrats existants. Ensuite, votre investissement temps se limite aux décisions lors des renouvellements — en moyenne 1 à 2 heures par contrat par an.
Quels contrats gérez-vous ?
Tous les contrats logiciels que vous souhaitez maîtriser. Cela peut aller de 5 contrats clés jusqu’à votre portefeuille complet. Commencer petit et étendre est toujours possible.
Quel est le coût de la gestion continue des contrats ?
Nous proposons trois modèles : un forfait mensuel fixe pour la gestion continue, une commission sur les économies réalisées à chaque renouvellement, ou une combinaison des deux. Le modèle adapté est défini en fonction de votre portefeuille.
Puis-je commencer avec un seul contrat ?
Absolument. De nombreuses organisations nous contactent pour un contrat spécifique qui coûte beaucoup ou arrive bientôt à échéance. Si cela donne satisfaction, nous élargissons la collaboration.
Renouvellement en vue ? Ou envie d’avoir simplement la mainmise ?
Envoyez-nous un aperçu de vos contrats principaux ou de celui qui arrive bientôt à échéance. Nous vous montrerons ce que nous pouvons faire en 24 heures.