Vertragsverwaltung & Erneuerungen — Überblick über jedes Vertragsdatum
Das Problem: automatische Erneuerungen, die niemand prüft
Softwareverträge verlängern sich stillschweigend. Der Preis steigt jedes Jahr etwas, Bedingungen verändern sich, Lizenzen ehemaliger Mitarbeitender laufen weiter — und irgendwann ist der Vertrag ein Jahr länger gültig, bevor es jemand bemerkt.
In Grossunternehmen mit Dutzenden Softwareverträgen ist das keine Ausnahme, sondern die Regel. Das kostet monatlich Geld und birgt Compliance-Risiken, die erst bei einer Prüfung sichtbar werden.
Unser Ansatz: eine Übersicht, proaktive Signalisierung
Vertragsverwaltung bei SoftVaro ist kein Tool und kein Dashboard. Es ist ein fester Ansprechpartner, der dein Vertragsportfolio überwacht, Erneuerungsdaten im Blick behält und rechtzeitig alarmiert — lange vor dem Stichtag, an dem du noch Verhandlungsspielraum hast.
Was ist im Vertragsmanagement enthalten?
Das umfasst SoftVaro Vertragsmanagement — praktisch und ohne Overhead.
Vertragsübersicht
Zentrale Übersicht aller deiner Softwareverträge: Laufzeiten, Preise, Lizenzmengen und kritische Daten. Stets aktuell.
Proaktive Signalisierung
Wir schlagen lange vor jeder Verlängerungsfrist Alarm — nicht zwei Wochen davor, sondern drei bis sechs Monate.
Tracking der Preisentwicklung
Jährliche Preiserhöhungen klar abgebildet. Wir erkennen Muster, die dir bei einzelnen Verträgen entgehen.
Lizenznutzung
Wir überwachen, ob du wirklich das nutzt, wofür du bezahlst. Unbenutzte Lizenzen = direkte Einsparung.
Verhandlungsführung bei Erneuerungen
Jede Verlängerung ist ein Verhandlungsmoment. Wir bereiten vor und führen Verhandlungen, wenn du möchtest.
Fester Ansprechpartner
Eine Ansprechperson für alle deine Softwareverträge. Kein Tool, das du selbst pflegen musst.
So sieht ein Erneuerungszyklus aus
Frühzeitige Prüfung
Die Erneuerung steht bevor. Wir prüfen den Vertrag, analysieren die Lizenznutzung und sondieren den Markt. Du erhältst eine konkrete Empfehlung.
Strategieentscheidung
Strategie festlegen: verlängern zu besseren Konditionen, auf Alternative migrieren oder reduzieren? Die Entscheidung liegt bei dir, wir liefern die Grundlagen.
Verhandlung
Bei Bedarf starten wir die Verhandlung mit dem Anbieter. Basierend auf Marktdaten und interner Analyse erzielen wir die besten Konditionen.
Abschluss
Vertrag unterzeichnet, Bedingungen dokumentiert, Portfolio aktualisiert. Du unterschreibst, wir sorgen dafür, dass alles passt.
Monitoring-Phase
Neuer Zyklus beginnt. Wir überwachen weiter: Nutzung, Preisentwicklungen, Vertragsklauseln. Auf zur nächsten Erneuerung.
Warum das wichtig ist
der Erneuerungen werden in Grossunternehmen stillschweigend verlängert
durchschnittliche jährliche Preiserhöhung ohne Prüfung
Verhandlungsspielraum bei rechtzeitigem Start
Häufig gestellte Fragen
Muss ich ein Tool anschaffen?
Nein. Wir arbeiten mit einem eigenen, leichtgewichtigem System, in dem wir dein Portfolio pflegen. Du erhältst eine klare Berichterstattung, ohne dass du selbst Daten eingeben oder ein Tool implementieren musst.
Wie viel Zeit kostet es uns?
Der Start erfordert eine Kick-off-Session von etwa 2 Stunden, in der wir gemeinsam deine bestehenden Verträge durchgehen. Danach beschränkt sich dein Aufwand auf Entscheidungszeitpunkte bei Erneuerungen — durchschnittlich 1–2 Stunden pro Vertrag und Jahr.
Welche Verträge verwaltet ihr?
Alle Softwareverträge, über die du die Kontrolle haben möchtest. Das kann von 5 kritischen Verträgen bis zu deinem gesamten Portfolio reichen. Klein starten und ausbauen ist immer möglich.
Was kostet die laufende Vertragsverwaltung?
Wir bieten drei Modelle an: Festes Monatsbudget für die laufende Verwaltung, erfolgsabhängige Gebühr bei Einsparungen im Rahmen der Erneuerung oder eine Kombination davon. Welches Modell passt, bestimmen wir basierend auf deinem Portfolio.
Kann ich mit einem einzelnen Vertrag starten?
Absolut. Viele Organisationen beauftragen uns für einen einzelnen Vertrag, der viel Geld kostet oder bald ausläuft. Wenn das passt, erweitern wir das Angebot.
Erneuerung in Sicht? Oder einfach Kontrolle wollen?
Schick uns eine Übersicht deiner wichtigsten Verträge oder denjenigen, der bald ausläuft. Innerhalb von 24 Stunden zeigen wir dir, was wir für dich tun können.