Was ist Tail Spend Management bei Software?

Tail Spend ist ein Begriff, der im Einkauf häufig verwendet wird, aber in der Praxis selten gut verwaltet wird. Er bezieht sich auf die lange Spitze von kleinen und mittelgrossen Ausgaben, die ausserhalb des formellen Beschaffungsprozesses liegen und zusammen einen überraschend grossen Teil des Gesamtbudgets ausmachen.

Was ist Tail Spend?

Die Pareto-Regel gilt auch im Einkauf: Im Durchschnitt vertreten 20% der Lieferanten 80% der Ausgaben. Die übrigen 80% der Lieferanten, die Tail-Spitze, sind für nur 20% des Budgets verantwortlich. Diese 20% sind jedoch über Hunderte kleine Verträge, Abonnemente und Einzelkäufe verstreut, die kaum überwacht werden.

Im Bereich Software ist dieser Effekt besonders ausgeprägt. Denken Sie an:

• Ein Zoom-Abonnement, das sich seit drei Jahren automatisch verlängert

• Zehn verschiedene Projektmanagement-Tools, die von unterschiedlichen Teams genutzt werden

• Adobe-Lizenzen für Mitarbeitende, die längst nicht mehr im Unternehmen sind

• Nischen-Tools, die einst für ein Projekt angeschafft und nie gekündigt wurden

Warum ist Tail Spend schwer zu kontrollieren?

Drei strukturelle Ursachen führen dazu, dass Tail Spend in den meisten Organisationen aus dem Ruder läuft:

1. Kein zentrales Überblick. Software wird von verschiedenen Abteilungen beschafft, oft über Kreditkarte oder direkte Rechnung, ohne dass IT oder Einkauf davon Kenntnis haben. Schatten-IT wächst unbemerkt.

2. Automatische Verlängerungen. Die meisten SaaS-Abonnemente verlängern sich automatisch. Ohne aktive Kontrolle bezahlt man Jahr für Jahr dasselbe Paket, auch wenn die Nutzer es schon lange nicht mehr verwenden.

3. Fehlende Verhandlungsmacht. Kleine Verträge werden nicht aktiv verhandelt. Der Lieferant bestimmt den Preis, und der Kunde akzeptiert ihn stillschweigend.

Wie geht man Tail Spend Management an?

Effektives Tail Spend Management bei Software beginnt mit drei Schritten:

Schritt 1: Inventarisieren. Erfassen Sie alle Software: Welche Tools werden genutzt, von wem, wie viele Lizenzen, was kostet es, und wann läuft der Vertrag aus? Dies ist die Basis für alles Weitere.

Schritt 2: Analysieren und konsolidieren. Identifizieren Sie Überschneidungen. Wie viele verschiedene Projektmanagement-Tools gibt es? Wie viele Videokonferenz-Tools? Konsolidieren Sie auf ein bis zwei pro Kategorie und bauen Sie Verhandlungsmacht bei den verbleibenden Lieferanten auf.

Schritt 3: Aktiv verhandeln. Nutzen Sie die Konsolidierung als Hebel. Gehen Sie mit konkreten Daten zu den Lieferanten: Das sind unsere Nutzungsdaten, das sind unsere Zahlungsbereitschaften. Eine unabhängige Partei wie SoftVaro verfügt ausserdem über Marktransparenz, die interne Einkäufer selten haben.