Was ist Tail Spend Management bei Software?

Tail Spend ist ein Begriff, der im Einkauf häufig verwendet wird, in der Praxis aber selten gut verwaltet wird. Er bezieht sich auf die lange Liste kleiner und mittelgroßer Ausgaben, die außerhalb des formellen Einkaufsprozesses liegen und zusammen einen überraschend großen Teil des Gesamtbudgets ausmachen.

Was ist Tail Spend?

Die Pareto-Regel gilt auch im Einkauf: Im Durchschnitt machen 20 % der Lieferanten 80 % der Ausgaben aus. Die übrigen 80 % der Lieferanten, der Tail, sind für nur 20 % des Budgets verantwortlich. Doch diese 20 % verteilen sich auf hunderte kleine Verträge, Abonnements und Einzelkäufe, die kaum überwacht werden.

Im Bereich Software ist dieser Effekt besonders ausgeprägt. Denken Sie an:

• Ein Zoom-Abo, das sich seit drei Jahren automatisch verlängert

• Zehn verschiedene Projektmanagement-Tools, die von unterschiedlichen Teams genutzt werden

• Adobe-Lizenzen für Mitarbeiter, die schon lange nicht mehr im Unternehmen sind

• Nischen-Tools, die einst für ein Projekt angeschafft, aber nie gekündigt wurden

Warum ist Tail Spend so schwer zu kontrollieren?

Es gibt drei strukturelle Ursachen, warum Tail Spend in den meisten Organisationen außer Kontrolle gerät:

1. Kein zentrales Überblick. Software wird von verschiedenen Abteilungen gekauft, oft per Kreditkarte oder Direktrechnung, ohne dass IT oder Einkauf davon wissen. Schatten-IT wächst unbemerkt.

2. Automatische Verlängerungen. Die meisten SaaS-Abonnements verlängern sich automatisch. Ohne aktive Kontrolle zahlt man Jahr für Jahr das gleiche Paket, selbst wenn längst niemand mehr darauf zugreift.

3. Fehlende Hebelwirkung. Kleine Verträge werden nicht aktiv verhandelt. Der Anbieter bestimmt den Preis und der Kunde akzeptiert stillschweigend.

Wie geht man Tail Spend Management an?

Effektives Tail Spend Management bei Software beginnt mit drei Schritten:

Schritt 1: Inventarisieren. Erfassen Sie alle Software: Welche Tools werden genutzt, von wem, wie viele Lizenzen, was kosten sie und wann läuft der Vertrag aus? Das ist die Grundlage für alles Weitere.

Schritt 2: Analysieren und konsolidieren. Identifizieren Sie Überschneidungen. Wie viele verschiedene Projektmanagement-Tools gibt es? Wie viele Videokonferenz-Tools? Konsolidieren Sie auf ein oder zwei pro Kategorie und schaffen Sie Hebel bei den verbliebenen Anbietern.

Schritt 3: Aktiv verhandeln. Nutzen Sie die Konsolidierung als Hebel. Gehen Sie mit konkreten Daten zu den Anbietern: Das nutzen wir, das sind unsere Zahlungsbereitschaften. Eine unabhängige Partei wie SoftVaro hat zudem Marktransparenz, die interne Einkäufer selten besitzen.