Vad är tail spend management inom mjukvara?
Tail spend, den långa svansen av små mjukvaruabonnemang, kostar organisationer miljontals utan att någon märker det. Vad det är, varför det är så svårt att kontrollera och hur du hanterar det.
- 1 september 2024
- 5 min
Tail spend är en term som ofta används inom inköp, men som sällan hanteras ordentligt i praktiken. Det syftar på den långa svansen av små och medelstora utgifter som faller utanför det formella inköpsprocessen, och som tillsammans utgör en överraskande stor del av den totala budgeten.
Vad är tail spend?
Paretoprincipen gäller även inom inköp: i genomsnitt står 20 % av leverantörerna för 80 % av utgifterna. De övriga 80 % av leverantörerna, tail, ansvarar bara för 20 % av budgeten. Men dessa 20 % är splittrade på hundratals små kontrakt, abonnemang och engångsköp som sällan övervakas.
Inom mjukvara är denna effekt extra tydlig. Tänk på:
Ett Zoom-abonnemang som automatiskt har förnyats i tre år
Tio olika projektverktyg som används av olika team
Adobe-licenser för anställda som slutat för länge sedan
Nischverktyg som köptes in för ett enda projekt men aldrig avslutats
Varför är tail spend svårt att kontrollera?
Det finns tre grundläggande orsaker till att tail spend ofta spårar ur i de flesta organisationer:
1. Ingen central översikt. Mjukvara köps in av olika avdelningar, ofta med kreditkort eller direkt faktura, utan att IT eller inköp känner till det. Shadow IT växer obemärkt.
2. Automatiska förnyelser. De flesta SaaS-abonnemang förnyas automatiskt. Utan aktiv kontroll betalar du år efter år för samma paket, även om användarna inte använt det på länge.
3. Brist på förhandlingsstyrka. Små kontrakt förhandlas inte aktivt. Leverantören bestämmer priset och kunden accepterar det tyst.
Hur hanterar du tail spend management?
Effektiv hantering av tail spend inom mjukvara börjar med tre steg:
Steg 1: Inventera. Kartlägg all mjukvara: vilka verktyg används, av vem, hur många licenser, vilka kostnader och när löper kontrakten ut? Detta är grunden för allt som följer.
Steg 2: Analysera och konsolidera. Identifiera överlappningar. Hur många olika projektverktyg finns det? Hur många videomötesverktyg? Konsolidera till en eller två per kategori och bygg upp förhandlingsstyrka hos de kvarvarande leverantörerna.
Steg 3: Förhandla aktivt. Använd konsolideringen som hävstång. Vänd dig till leverantörerna med konkreta data: detta är vad vi använder, och detta är vad vi är villiga att betala. En oberoende part som SoftVaro har dessutom marknadstransparens som interna inköpare sällan har.
Vanliga frågor
De vanligaste frågorna om detta ämne.
Vad är tail spend exakt?
Tail spend avser den långa svansen av små och medelstora inköp som faller utanför det formella inköpsprocessen. Ofta handlar det om 20 % av utgifterna fördelade på 80 % av leverantörerna. Inom mjukvara är detta speciellt tydligt: dussintals verktyg med små abonnemang som tillsammans ger en betydande faktura.
Hur hanterar jag tail spend management?
Börja med en fullständig mjukvaruinventering. Gruppera verktyg per kategori och se över vilka som överlappar. Konsolidera till färre leverantörer och förhandla om paketpriser. SoftVaro hjälper till i denna process.
Hur mycket kan jag spara med tail spend management?
I genomsnitt sparar organisationer 15-30 % på sin tail spend genom aktiv konsolidering och förhandling. Den exakta besparingen beror på antal verktyg, kontraktsstrukturen och förhandlingsutrymmet per leverantör.
Redo att spara på mjukvara?
SoftVaro förhandlar fram det bästa avtalet åt dig hos över 4 000 leverantörer. Oberoende, transparent, inom 24 timmar.