Cos’è il tail spend management nel software?
Il tail spend, la lunga coda di piccoli abbonamenti software, costa alle organizzazioni milioni senza che nessuno se ne accorga. Cos’è, perché è così difficile da gestire e come affrontarlo.
- 1 settembre 2024
- 5 min
Il tail spend è un termine usato spesso nel procurement, ma che in pratica viene raramente gestito correttamente. Si riferisce alla lunga coda di spese piccole e medie che sfuggono al processo formale di acquisto e che insieme costituiscono una parte sorprendentemente grande del budget totale.
Cos’è il tail spend?
La regola di Pareto si applica anche agli acquisti: in media, il 20% dei fornitori rappresenta l’80% della spesa. L’altro 80% dei fornitori, la tail, è responsabile solo del 20% del budget. Ma quel 20% è frammentato in centinaia di piccoli contratti, abbonamenti e acquisti singoli che vengono monitorati a malapena.
Nel software questo effetto è ancora più marcato. Pensiamo a:
Un abbonamento Zoom che si rinnova automaticamente da tre anni
Dieci diversi strumenti di project management usati da team differenti
Licenze Adobe per dipendenti che ormai non lavorano più in azienda
Strumenti di nicchia acquistati una volta per un progetto e mai cancellati
Perché il tail spend è difficile da gestire?
Ci sono tre motivi strutturali per cui il tail spend sfugge al controllo nella maggior parte delle organizzazioni:
1. Nessuna visibilità centrale. Il software viene acquistato da reparti diversi, spesso con carta di credito o fattura diretta, senza che IT o procurement ne siano a conoscenza. L’ombra dell’IT cresce silenziosamente.
2. Rinnovi automatici. La maggior parte degli abbonamenti SaaS si rinnova automaticamente. Senza un controllo attivo, si paga anno dopo anno lo stesso pacchetto, anche quando gli utenti non lo utilizzano più.
3. Mancanza di leva. I piccoli contratti non vengono negoziati attivamente. Il fornitore decide il prezzo e il cliente lo accetta tacitamente.
Come affrontare il tail spend management?
Un efficace tail spend management nel software parte da tre passaggi:
Passo 1: Inventariare. Mappare tutto il software: quali strumenti vengono usati, da chi, quante licenze ci sono, quali sono i costi e quando scadono i contratti? Questa è la base per tutto ciò che segue.
Passo 2: Analizzare e consolidare. Identificare le sovrapposizioni. Quanti strumenti di project management ci sono? Quanti di videoconferenza? Consolidare a uno o due per categoria e creare leva con i fornitori rimasti.
Passo 3: Negoziare attivamente. Usare la consolidazione come leva. Andare dai fornitori con dati concreti: questo è ciò che utilizziamo, questo è ciò che siamo disposti a pagare. Un soggetto indipendente come SoftVaro offre inoltre una trasparenza di mercato che i buyer interni raramente hanno.
Domande frequenti
Le domande più frequenti su questo argomento.
Che cos’è esattamente il tail spend?
Il tail spend si riferisce alla lunga coda di piccoli e medi acquisti che sfuggono al processo formale di procurement. Spesso rappresenta il 20% della spesa distribuito su l’80% dei fornitori. Nel software è particolarmente evidente: decine di strumenti con piccoli abbonamenti che insieme generano una fattura significativa.
Come si affronta il tail spend management?
Si inizia con un inventario completo del software. Raggruppa gli strumenti per categoria e verifica le sovrapposizioni. Consolida con meno fornitori e negozia prezzi di volume. SoftVaro supporta questo processo.
Quanto si può risparmiare con il tail spend management?
In media, le organizzazioni risparmiano tra il 15% e il 30% sul tail spend consolidando attivamente e negoziando. Il risparmio dipende dal numero di strumenti, dalla struttura contrattuale e dalla capacità di negoziazione con ogni fornitore.
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