Mitä tail spend -hallinta tarkoittaa ohjelmistojen osalta?

Tail spend on termi, jota käytetään paljon hankinta-alalla, mutta käytännössä sitä harvoin hallitaan kunnolla. Se tarkoittaa pieniä ja keskisuuria menoja, jotka jäävät virallisen hankintaprosessin ulkopuolelle, mutta muodostavat yhdessä yllättävän suuren osan kokonaisbudjetista.

Mitä tail spend tarkoittaa?

Myös hankinnassa Pareto-sääntö pätee: keskimäärin 20 % toimittajista kattaa 80 % menoista. Loput 80 % toimittajista, eli tail spend, vastaa vain 20 % budjetista. Tämä 20 % on kuitenkin sirpaloitunut satoihin pieniä sopimuksia, tilauksia ja kertahankintoja, joita harvoin valvotaan.

Ohjelmistoissa tämä ilmiö on erityisen voimakas. Ajattele esimerkiksi:

• Zoom-tilaus, joka on uusinut itsensä automaattisesti jo kolmen vuoden ajan

• Kymmenen erilaista projektinhallintatyökalua, joita eri tiimit käyttävät

• Adobe-lisenssit työntekijöille, jotka eivät ole olleet organisaatiossa pitkään aikaan

• Kapean alan työkaluja, jotka on hankittu yhden projektin ajaksi mutta joita ei ole koskaan peruutettu

Miksi tail spend on vaikea hallita?

On kolme rakenteellista syytä, miksi tail spend karkaa hallinnasta useimmissa organisaatioissa:

1. Ei keskitettyä kokonaiskuvaa. Ohjelmistoja hankitaan eri osastoilla, usein luottokortilla tai suoralla laskulla ilman IT:n tai hankinnan tietoisuutta. Varjoteknologia kasvaa huomaamatta.

2. Automaattiset uusimiset. Useimmat SaaS-tilaukset uusitaan automaattisesti. Ilman aktiivista seurantaa maksat vuodesta toiseen samasta paketista, vaikka käyttäjät eivät enää hyödyntäisikään sitä.

3. Neuvotteluvoiman puute. Pienistä sopimuksista ei neuvotella aktiivisesti. Toimittaja määrittää hinnan ja asiakas hyväksyy sen hiljaisesti.

Miten toteuttaa tail spend -hallintaa?

Tehokas tail spend -hallinta ohjelmistoissa alkaa kolmella askeleella:

Vaihe 1: Kartoitus. Tee kokonaiskuva kaikista ohjelmistoista: mitä työkaluja käytetään, kuka niitä käyttää, kuinka monta lisenssiä on, mitkä ovat kustannukset ja milloin sopimus päättyy? Tämä on kaiken pohja.

Vaihe 2: Analysoi ja konsolidoi. Tunnista päällekkäisyydet. Kuinka monta erilaista projektinhallintatyökalua on? Kuinka monta videoneuvottelutyökalua? Konsolidoi yksiin tai kahteen kategoriaa kohden ja rakenna neuvotteluvoimaa jäljellä olevien toimittajien kanssa.

Vaihe 3: Neuvottele aktiivisesti. Käytä konsolidointia vipuvartena. Ota yhteys toimittajiin konkreettisten tietojen kanssa: näin me käytämme, ja näin paljon olemme valmiita maksamaan. Riippumattomalla toimijalla, kuten SoftVarolla, on lisäksi markkinan läpinäkyvyys, jota sisäiset hankkijat harvoin saavuttavat.