¿Qué es la gestión de tail spend en software?
Tail spend, la cola larga de pequeñas suscripciones de software, cuesta millones a las organizaciones sin que apenas se note. Qué es, por qué es tan difícil de controlar y cómo abordarlo.
- 1 de septiembre de 2024
- 5 min
Tail spend es un término muy utilizado en los círculos de compras, pero en la práctica rara vez se gestiona bien. Se refiere a la larga cola de gastos pequeños y medianos que quedan fuera del proceso formal de compra y que, en conjunto, representan una parte sorprendentemente grande del presupuesto total.
¿Qué es tail spend?
La regla de Pareto también se cumple en compras: de media, el 20 % de los proveedores representan el 80 % del gasto. El 80 % restante de proveedores, la cola, es responsable solo del 20 % del presupuesto. Pero ese 20 % se reparte en cientos de contratos pequeños, suscripciones y compras aisladas que apenas se controlan.
En software este efecto es aún más fuerte. Piensa en:
Una suscripción de Zoom que se renueva automáticamente desde hace tres años
Diez herramientas distintas de gestión de proyectos usadas por distintos equipos
Licencias de Adobe de empleados que hace tiempo que no trabajan en la empresa
Herramientas especiales adquiridas para un proyecto puntual que nunca se cancelaron
¿Por qué es difícil controlar el tail spend?
Existen tres causas estructurales por las que el tail spend se descontrola en la mayoría de organizaciones:
1. Falta de una visión centralizada. El software lo adquieren diferentes departamentos, a menudo con tarjeta de crédito o factura directa, sin que IT o compras lo sepan. La shadow IT crece sin que se note.
2. Renovaciones automáticas. La mayoría de suscripciones SaaS se renuevan automáticamente. Sin un control activo, pagas año tras año por el mismo paquete, incluso si los usuarios llevan tiempo sin usarlo.
3. Falta de poder de negociación. Los contratos pequeños no se negocian activamente. El proveedor fija el precio y el cliente lo acepta sin objeciones.
¿Cómo abordar la gestión del tail spend?
La gestión eficaz del tail spend en software comienza con tres pasos:
Paso 1: Inventariar. Mapea todo el software: qué herramientas se usan, por quién, cuántas licencias, cuáles son los costes y cuándo caduca el contrato. Esta es la base para todo lo que sigue.
Paso 2: Analizar y consolidar. Identifica solapamientos. ¿Cuántas herramientas de gestión de proyectos hay? ¿Cuántas para videoconferencias? Consolida a una o dos por categoría y genera poder de negociación con los proveedores restantes.
Paso 3: Negociar activamente. Usa la consolidación como palanca. Ve a los proveedores con datos concretos: esto es lo que usamos, esto es lo que estamos dispuestos a pagar. Un tercero independiente como SoftVaro aporta además la transparencia del mercado que los compradores internos rara vez tienen.
Preguntas frecuentes
Las preguntas más frecuentes sobre este tema.
¿Qué es exactamente el tail spend?
El tail spend se refiere a la larga cola de compras pequeñas y medianas que quedan fuera del proceso formal de adquisiciones. Suele representar el 20 % del gasto repartido entre el 80 % de proveedores. En software es especialmente visible: docenas de herramientas con pequeñas suscripciones que suman una factura considerable.
¿Cómo abordo la gestión del tail spend?
Empieza por un inventario completo del software. Agrupa las herramientas por categoría y examina las solapadas. Consolida proveedores y negocia precios por volumen. SoftVaro puede ayudarte en este proceso.
¿Cuánto puedo ahorrar con la gestión del tail spend?
De media, las organizaciones ahorran entre un 15 % y un 30 % en tail spend al consolidar y negociar activamente. El ahorro exacto depende del número de herramientas, la estructura del contrato y el margen de negociación con cada proveedor.
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