Was ist Tail Spend Management bei Software?

Tail Spend ist ein Begriff, der im Einkauf häufig verwendet wird, in der Praxis aber selten gut verwaltet wird. Er bezieht sich auf die lange Liste kleiner und mittlerer Ausgaben, die außerhalb des formalen Einkaufsprozesses liegen und zusammen einen überraschend großen Teil des Gesamtbudgets ausmachen.

Was ist Tail Spend?

Die Pareto-Regel gilt auch im Einkauf: Im Durchschnitt entfallen 80 % der Ausgaben auf 20 % der Lieferanten. Die übrigen 80 % der Lieferanten, der sogenannte Tail, verantworten nur 20 % des Budgets. Doch diese 20 % verteilen sich auf hunderte kleiner Verträge, Abonnements und Einzelkäufe, die kaum überwacht werden.

Im Softwarebereich ist dieser Effekt besonders ausgeprägt. Denken Sie an:

• Ein Zoom-Abonnement, das seit drei Jahren automatisch verlängert wird

• Zehn verschiedene Projektmanagement-Tools, die von unterschiedlichen Teams genutzt werden

• Adobe-Lizenzen für Mitarbeiter, die schon lange nicht mehr im Unternehmen sind

• Nischen-Tools, die einst für ein einzelnes Projekt angeschafft und nie gekündigt wurden

Warum ist Tail Spend schwer zu kontrollieren?

Es gibt drei strukturelle Ursachen, warum Tail Spend in den meisten Organisationen außer Kontrolle gerät:

1. Kein zentrales Übersicht. Software wird von verschiedenen Abteilungen eingekauft, oft per Kreditkarte oder direkte Rechnung, ohne dass IT oder Einkauf davon wissen. Schatten-IT wächst unbemerkt.

2. Automatische Verlängerungen. Die meisten SaaS-Abonnements verlängern sich automatisch. Ohne aktive Kontrolle zahlt man Jahr für Jahr für dasselbe Paket, auch wenn die Nutzer es längst nicht mehr verwenden.

3. Fehlende Verhandlungsmacht. Kleine Verträge werden nicht aktiv verhandelt. Der Anbieter bestimmt den Preis und der Kunde akzeptiert ihn stillschweigend.

Wie geht man Tail Spend Management an?

Effektives Tail Spend Management bei Software beginnt mit drei Schritten:

Schritt 1: Inventarisieren. Erfassen Sie alle Software: Welche Tools werden genutzt, von wem, wie viele Lizenzen, welche Kosten entstehen und wann läuft der Vertrag aus? Das ist die Grundlage für alle weiteren Maßnahmen.

Schritt 2: Analysieren und konsolidieren. Identifizieren Sie Überschneidungen. Wie viele verschiedene Projektmanagement-Tools gibt es? Wie viele Videokonferenz-Tools? Konsolidieren Sie auf ein oder zwei pro Kategorie und bauen Sie Verhandlungsmacht bei den verbliebenen Anbietern auf.

Schritt 3: Aktiv verhandeln. Nutzen Sie die Konsolidierung als Hebel. Gehen Sie mit konkreten Daten zu den Anbietern: Das ist unser Verbrauch, das ist, was wir bereit sind zu zahlen. Ein unabhängiger Partner wie SoftVaro bringt zudem Markttransparenz mit, die interne Einkäufer selten haben.