Förnyelsesäsong: så förbereder du dina softwarekontrakt för 2027

Under fjärde kvartalet fastställs budgetarna för nästa år. Samtidigt löper många softwarekontrakt ut eller förnyas automatiskt per 1 januari. Den som inte agerar nu riskerar att betala mer än nödvändigt under 2027.

Varför fjärde kvartalet är avgörande

Softwareleverantörer vill gärna avsluta sina räkenskapsår eller kvartal med så många förnyelser som möjligt. Det ger dig utrymme, men bara om du är med i tid. Den som i december upptäcker att ett kontrakt förnyas har inga alternativ kvar och därmed ingen förhandlingsposition.

Fem steg för en bra förberedelse

1. Gör en lista över alla förnyelser under de kommande tolv månaderna. Anteckna varje kontrakts slutdatum, uppsägningstid och intern ägare. Denna översikt saknas ofta hos mindre softwareleverantörer.

2. Jämför licenser med faktiskt användande. Licenser för anställda som slutat eller verktyg som knappt används är de snabbaste besparingarna.

3. Kartlägg prisökningar. Många kontrakt innehåller årlig indexering. Dessutom höjer stora softwareleverantörer sina listpriser; Microsoft gjorde det exempelvis från 1 juli 2026 för Microsoft 365.

4. Bestäm strategi per kontrakt. Förnya med bättre villkor, nedskala, konsolidera eller byt leverantör. Börja med kontrakten med störst värde eller risk.

5. Starta tre till sex månader före slutdatum. Då har du tid att prissätta alternativ och få leverantören att agera.

Vanliga misstag

• Se bara på stora kontrakt, medan överraskningarna finns i den långa svansen.

• Missa uppsägningstiden, så att ett kontrakt förnyas automatiskt ett år till.

• Underteckna en förnyelse utan att veta vad jämförbara organisationer betalar.

Hur SoftVaro hjälper till

SoftVaro kartlägger dina förnyelser för kommande år och jämför dem med benchmarkdata från liknande Enterprise-avtal. Börja med ett kontrakt: lämna in din nästa förnyelse eller offert till oss och inom 24 timmar vet du om det finns utrymme i pris och villkor.