Ce este tail spend management în software?

Tail spend este un termen frecvent utilizat în cercurile de achiziții, dar care, în practică, este rar gestionat corespunzător. Se referă la lungul șir de cheltuieli mici și medii care scapă procesului formal de achiziții și care, împreună, reprezintă o parte surprinzător de mare din bugetul total.

Ce este tail spend?

Principiul Pareto se aplică și în achiziții: în medie, 20% din furnizori reprezintă 80% din cheltuieli. Restul de 80% din furnizori, coada (tail), sunt responsabili doar pentru 20% din buget. Dar acel 20% este fragmentat în sute de contracte, abonamente și achiziții mici care sunt abia monitorizate.

În cazul software-ului, acest efect este și mai puternic. Gândește-te la:

• Un abonament Zoom care se reînnoiește automat de trei ani

• Zece instrumente diferite de management al proiectelor utilizate de echipe diferite

• Licențe Adobe pentru angajați care nu mai lucrează de mult timp

• Unelte de nișă achiziționate odată pentru un proiect, dar care nu au fost anulate niciodată

De ce este dificilă gestionarea tail spend?

Sunt trei cauze structurale pentru care tail spend scapă de sub control în majoritatea organizațiilor:

1. Lipsa unui control centralizat. Software-ul este achiziționat de diferite departamente, adesea prin card de credit sau factură directă, fără să știe IT-ul sau departamentul de achiziții. Shadow IT-ul crește ascuns.

2. Reînnoirile automate. Majoritatea abonamentelor SaaS se reînnoiesc automat. Fără o verificare activă, plătești an după an pentru același pachet, chiar dacă utilizatorii nu-l mai folosesc demult.

3. Lipsa puterii de negociere. Contractele mici nu sunt negociate activ. Furnizorul stabilește prețul, iar clientul îl acceptă tacit.

Cum abordezi tail spend management?

Gestionarea eficientă a tail spend în software începe cu trei pași:

Pasul 1: Inventariere. Cartografiază tot software-ul: ce instrumente sunt folosite, de cine, câte licențe, care sunt costurile și când expiră contractul? Aceasta este baza pentru toți pașii următori.

Pasul 2: Analizează și consolidează. Identifică suprapuneri. Câte instrumente de management de proiect există? Câte de videoconferință? Consolidează la unul sau două pe categorie și construiește putere de negociere cu furnizorii rămași.

Pasul 3: Negociază activ. Folosește consolidarea ca pârghie. Abordează furnizorii cu date concrete: asta folosim, asta suntem dispuși să plătim. O entitate independentă precum SoftVaro oferă transparență de piață pe care internalii rar o au.