Qu’est-ce que la gestion du tail spend dans les logiciels ?

Le tail spend est un terme souvent utilisé dans les cercles d’achats, mais qui est rarement bien géré dans la pratique. Il fait référence à la longue traîne des petites et moyennes dépenses qui échappent au processus d’achat formel, et qui représentent ensemble une part étonnamment importante du budget total.

Qu’est-ce que le tail spend ?

La règle de Pareto s’applique aussi aux achats : en moyenne, 20 % des fournisseurs représentent 80 % des dépenses. Les 80 % restants, la « traîne », ne représentent que 20 % du budget. Mais ces 20 % sont fragmentés en centaines de petits contrats, abonnements et achats ponctuels, à peine suivis.

Dans le domaine des logiciels, cet effet est particulièrement marqué. Pensez à :

• Un abonnement Zoom qui se renouvelle automatiquement depuis trois ans

• Dix outils différents de gestion de projet utilisés par différentes équipes

• Des licences Adobe pour des employés partis depuis longtemps

• Des outils spécifiques achetés pour un projet unique mais jamais résiliés

Pourquoi le tail spend est-il difficile à maîtriser ?

Il y a trois causes structurelles principales pour lesquelles le tail spend devient incontrôlable dans la plupart des organisations :

1. Absence de vue centralisée. Les logiciels sont achetés par différents départements, souvent via cartes de crédit ou factures directes, sans que l’IT ou les achats en soient informés. La shadow IT se développe discrètement.

2. Renouvellements automatiques. La plupart des abonnements SaaS se renouvellent automatiquement. Sans contrôle actif, vous payez année après année pour le même forfait, même si les utilisateurs ne s’en servent plus depuis longtemps.

3. Manque de levier. Les petits contrats ne font pas l’objet de négociations actives. Le fournisseur fixe le prix et le client l’accepte tacitement.

Comment gérer le tail spend ?

Une gestion efficace du tail spend logiciel commence par trois étapes :

Étape 1 : inventorier. Recenser tous les logiciels : quels outils sont utilisés, par qui, combien de licences, quels coûts, et quand expirent les contrats ? C’est la base de tout ce qui suit.

Étape 2 : analyser et consolider. Identifier les chevauchements. Combien d’outils de gestion de projet différents ? Combien d’outils de visioconférence ? Consolider à un ou deux par catégorie, et développer du levier auprès des fournisseurs sélectionnés.

Étape 3 : négocier activement. Utiliser la consolidation comme levier. Présenter aux fournisseurs des données concrètes : voici ce que nous utilisons, voici ce que nous sommes prêts à payer. Une tierce partie indépendante comme SoftVaro offre par ailleurs une transparence de marché rarement à la portée des acheteurs internes.