Czym jest zarządzanie tail spend przy oprogramowaniu?

Tail spend to określenie często używane w środowiskach zakupowych, jednak w praktyce rzadko dobrze zarządzane. Odnosi się do długiego ogona małych i średnich wydatków, które omijają formalne procesy zakupowe, a które łącznie stanowią zaskakująco dużą część całkowitego budżetu.

Co to jest tail spend?

Zasada Pareto działa również w zakupach: średnio 20% dostawców odpowiada za 80% wydatków. Pozostałe 80% dostawców, czyli tail, odpowiada jedynie za 20% budżetu. Jednak te 20% jest porozrzucane na setki drobnych kontraktów, subskrypcji i pojedynczych zakupów, które są rzadko monitorowane.

W przypadku oprogramowania efekt ten jest szczególnie widoczny. Przykłady to:

• Subskrypcja Zoom, która od trzech lat odnawia się automatycznie

• Dziesięć różnych narzędzi do zarządzania projektami używanych przez różne zespoły

• Licencje Adobe dla pracowników, którzy już dawno odeszli

• Niszowe narzędzia zakupione na jeden projekt, nigdy nie rozwiązane

Dlaczego tail spend jest trudny do kontrolowania?

Istnieją trzy strukturalne przyczyny, dla których tail spend w większości organizacji wymyka się spod kontroli:

1. Brak centralnego przeglądu. Oprogramowanie jest kupowane przez różne działy, często za pomocą kart kredytowych lub bezpośrednich faktur, bez wiedzy IT czy działu zakupów. Cień IT rośnie niezauważenie.

2. Automatyczne odnowienia. Większość subskrypcji SaaS odnawia się automatycznie. Bez aktywnej kontroli płacisz rok po roku za ten sam pakiet, nawet jeśli użytkownicy od dawna z niego nie korzystają.

3. Brak negocjacji. Małe kontrakty nie są aktywnie negocjowane. Dostawca narzuca cenę, a klient ją biernie akceptuje.

Jak zarządzać tail spend?

Skuteczne zarządzanie tail spend w oprogramowaniu zaczyna się od trzech kroków:

Krok 1: Inwentaryzacja. Sporządź mapę całego oprogramowania: jakie narzędzia są używane, przez kogo, ile licencji, jakie koszty i kiedy wygasają umowy? To podstawa do dalszych działań.

Krok 2: Analiza i konsolidacja. Zidentyfikuj nakładanie się narzędzi. Ile jest różnych narzędzi do zarządzania projektami? Ile narzędzi do wideokonferencji? Skonsoliduj do jednego lub dwóch na kategorię i wykorzystaj przewagę u pozostałych dostawców.

Krok 3: Aktywne negocjacje. Wykorzystaj konsolidację jako dźwignię negocjacyjną. Idź do dostawców z konkretnymi danymi: to jest to, czego używamy, i to, co chcemy zapłacić. Niezależna firma taka jak SoftVaro posiada przejrzystość rynku, której brakuje często wewnętrznym zespołom zakupowym.